Aprender a hacer presentaciones en público

 


¿Cómo hacer buenas presentaciones en público?

 

Daniel Estulin,

en Interurban Network

 

 


¿Cómo convertirse uno en experto en contestar preguntas? Con mucha práctica. 

Existen técnicas que le ayudarán a mejorar sus habilidades. Antes de poder contestar a una pregunta, sin embargo, es preciso reconocer la clase de pregunta que le están haciendo. A continuación encontrará una lista de los tipos de preguntas mas corrientes y sus posibles respuestas.

A. reconocer la clase de pregunta


1. Dilema de A o B


¿Su compañía tiene intención de hacer una fuerte inversión en el país, a pesar del fraude electoral de Sr. Fulano, sí o no?

¿Le gustaría contestar a una pregunta de este tipo? A mí no. Recuerde que es su presentación y no está obligado a responder con un sí o con un no. Tome el control de la situación, o se arriesgará a perder la credibilidad al instante. Puede decir, por ejemplo: Nuestra inversión en la economía del país va acompañada de la firme convicción de que cada ciudadano tiene derecho a vivir una vida mejor. Con esta respuesta, ¿ha evitado la pregunta? En realidad no. Ha evitado la formulación incómoda que le había dado un oyente inoportuno, pero la respuesta sí que aborda el tema.

Estos tipos de preguntas pueden transformarse en otros, mas agresivos e injustos; asegúrese de reconocerlas por lo que son. Por  ejemplo: Encuentro escandaloso que su organización haya....  En qué está mas interesada su empresa.... ¿Cuál es el enfoque principal de su estrategia de crecimiento: el desarrollo de nuevos productos o el recorte de gastos? Se puede empezar la respuesta con esta frase inicial: Por supuesto que ninguno de ellos....

2. La pregunta hipotética: y si..


¿Y si... no tienen fondos para investigación... bajan las acciones de la compañía... no le ascienden al comité ejecutivo? 

Nunca se deje llevar al terreno de la hipótesis. Es ahí donde pierde el control, porque las hipótesis no se apoyan en hechos. ¿Qué se puede hacer? Decir, por ejemplo: Estamos en disposición de afrontar el caso si se llegara a producir.. Tiene la oportunidad de tomar la iniciativa con lo siguiente: Creo que su pregunta asume una situación en la que...Sin embargo, consideremos que.... Reformulando la pregunta, hemos llevado la iniciativa a nuestro campo de batalla.

3. La pregunta sobre preferencias


«¿Cuáles son los 10 mayores retos del sector?» «¿Cuáles son sus 3 opciones de inversión a corto plazo?» «¿Cuáles son los 17 objetivos principales del nuevo portal de su compañía?» «¿Cuáles son las 100 mejores canciones del siglo?»


Estas preguntas son difíciles porque, sean cuales sean sus tres, cuatro, diecisiete o cien preferencias, habrá alguien en el público que no esté de acuerdo. Quizá lo estén con las preferencias pero no con el orden. ¿Qué se puede hacer? Elimine el número de la respuesta. Por ejemplo: Le puedo decir que algunos de los mayores retos del sector son...

4. La pregunta implícita


Dado el merecido poco respeto a.... Puesto que ustedes los grandes almacenes....


Quiere decirme a mi y a mis compañeros que.... No parece que pueda funcionar el programa de formación que ha perfilado para este curso, dados los pocos fondos que han asignado al programa. Tenga cuidado. Algunos ponentes tratarán de inmediato de defender su postura. Pero, ¿dónde está la pregunta? Esto no es una pregunta, es un comentario. A veces los comentarios implican preguntas. Debe buscar en ellos la pregunta que a usted le convenga (ante todo) y que interese al público. ¿Entiende el público el comentario? Asegúrese de que lo entiendan como a usted le interesa.

Cuando has gestionado la frase impertinente del oyente puedes contestar la pregunta. Por el contrario, el público seguirá pensando en los comentarios incendiarios y pasará por alto su respuesta pertinente. En este caso, pude decir, por ejemplo: Al parecer, quiere usted saber cómo podemos dar formación a nuestro personal sin tirar el dinero. Permita que les explique tanto el plan trimestral como el anual. ¡Siempre tenga en cuenta que los comentarios iniciales del que pregunta siempre son para el beneficio del público y para crear conflicto y expectativa!

 

5. La pregunta multifacética

¿Puede decirme si su compañía tiene intención de salir a bolsa, de ser así cuándo, y si no, por qué; y, en tal caso, cuáles son sus proyecciones a corto, medio y largo  lazo? ¿Y puede darnos alguna información sobre el proyecto de fusión en Brasil?


¿A qué parte quiere contestar primero? ¿Recuerda todas las partes de una pregunta tan larga? ¿Y el público? Recuerde que las respuestas deben ir dirigidas al público entero, no sólo al que formula la pregunta. ¿Qué puede hacer? Divida la pregunta en partes, o pida al que la planteó que la repita parte por parte.

 

B. POSIBLES RESPUESTAS

1. Invierta la pregunta


No son pocos los que disfrutan haciendo que los demás se sientan incómodos. No sé por qué, tal vez porque cuando ellos dieron una presentación, hubo alguno que se lo puso difícil, y ahora sienten que tienen que corresponder. Si alguien le plantea una pregunta de este tipo, dele la vuelta. Por ejemplo, ante la pregunta de: ¿A quién le interesan los datos estadísticos? Responda, sin tomar la defensiva: ¿Por qué cree usted que estos datos son de relevancia en el contexto de esta presentación?.

Vuelva el peso de la pregunta contra el mismo que la ha planteado. Puede que la cosa no acabe ahí, si sigue preguntando: Pues no lo sé, por eso mismo pregunto. No reaccione mal. Haga participar al resto del público. Póngales de su lado con una pregunta como: ¿Por qué nos interesan estos datos? Recuerde que se trata de cada uno defienda lo suyo. Consiga que otras personas del público hagan ver al intruso por qué el tema tiene importancia y concierne a la mayoría de los presentes.

2. Redirija la pregunta


Una persona del público le plantea una pregunta. No tiene ni idea de cómo contestar. ¿Qué hacer? Devuelva la pregunta a la audiencia, preguntando sus opiniones. Después de todo, la suma de la experiencia colectiva puede muy bien superar la suya propia.

Que sea una contestación de grupo. Muy buena pregunta. ¿Hay alguien entre el público que conozca un caso similar que esté dispuesto a comentar? La Doctora Barbara Howard, comunicadora ejecutiva de notable prestigio, nos explica, recuerde que no tiene que ser el único experto en el tema. Si no sabe contestar, ¿por qué no preguntar al público? Es una fuente tremenda de información. ¡Úselo a su favor!.

3. Reformule la pregunta


¿Es cierto que su compañía ha vendido sus listados de clientes a empresas de  marketing? En este caso, ¿debería repetir la pregunta para que todo el público la oiga? Mejor no. De hecho, las preguntas de provocación o que plantean una cuestión en términos extremos nunca se deben repetir. ¿Qué se puede hacer? Reformule la pregunta a su favor. Por ejemplo: La cuestión es que la integridad de nuestra compañía pueda valer de ejemplo para otras.

Permítanme proporcionarles dos ejemplos de nuestro inmejorable historial público....Asegúrese de que, antes de contestar la pregunta, entiende su contenido.


Si es necesario, clarifíquela, reformule la pregunta con sus propias palabras, sobre todo teniendo en cuenta que habrá mucha gente entre los asistentes que no habrá escuchado la pregunta, no la han entendido, o posiblemente estaban pensando en otras cosas. Recuerde, que las respuestas siempre son para el beneficio del público, así que cuanto más gente escuche la respuesta mejor acogida tendrá.


4. Ponga en evidencia las intenciones subrepticias


Una pregunta con intenciones ocultas se plantea con el objetivo de avergonzarle o cuestionar su credibilidad. ¿Cómo es posible que su compañía se plantee retirar su apoyo a una reforma tan necesaria? Debe saber reconocer estas preguntas. Se trata de un señuelo que lleva a otra pregunta destinada a provocar un enfrentamiento.

Es una forma de provocación intencionada. No intente contestar a esta pregunta porque hay solamente una respuesta que sería del agrado del que pregunta la que él quiere escuchar. ¿Qué se puede hacer? Yo diría lo siguiente: Parece que usted quiere obtener de mí una respuesta determinada. ¿Qué es lo que quiere que diga?


Nunca se muestre hostil, grosero o a la defensiva
. Conserve la compostura en todo momento. Debe transmitir una imagen de tranquilidad, profesionalidad y comodidad. No evite ni haga oídos sordos a una pregunta. Afróntela. Resuélvala. De lo contrario, ni la pregunta ni el que la ha planteado desaparecerán y el público se preguntará si no habría algo de verdad en la acusación.

5. Conectar una pregunta con otra


Sr. Director General, se ha acusado a su empresa de contaminar gravemente el medio ambiente. ¿Van a votar en contra del nuevo paquete de leyes medio ambientales europeas que propone Bruselas? Bueno, si he entendido bien su pregunta, lo que quiere saber es en qué medida podemos aportar a una toma de conciencia medio ambiental en el sector. Permita que le comente nuestro plan de diez puntos diseñado para legar un planeta más seguro a nuestros hijos...

Esto se llama establecer conexiones. Nuestro afable ejecutivo ha elaborado una frase que le permite pasar de una pregunta peligrosa que quiere  evitar a un tema que hace que su empresa parezca comprometida, por ejemplo, con el medio ambiente.

Si utiliza esta técnica, que sea para salvar una distancia corta entre la pregunta inicial que no quiere contestar y el tema que le interesa. No se desentienda del todo de la pregunta. Siempre debe parecer que ha intentado contestar.

Recuerde que no a todas los asistentes les interesan las preguntas, así que cualquier disputa llamará la atención de manera negativa. Deshágase de la pregunta mediante una conexión con otro tema, dé las gracias al que la planteó y pase a la siguiente pregunta.

C. Sugerencias sobre preguntas hostiles


Uno de los mayores temores de los ponentes es tener que enfrentarse a preguntas hostiles, o a un público agresivo que plantee preguntas difíciles. Muchas presentaciones excelentes acaban en fracaso porque el orador no es capaz de soportar la presión y de contestar las preguntas más rutinarias, además de aportar algo de información adicional al contenido de la presentación. Para que no nos sorprendan, lo mejor es llevar la mayoría de las preguntas preparadas. Pero, ¿qué pasa si alguien le quiere «pillar»? Veamos...

1. Desvele la identidad del que pregunta


Al principio de la ronda de preguntas debe fijar las reglas. Todo en esta vida está sujeto a unas reglas, las rondas de preguntas también. Diga que aquellos que quieran plantear preguntas deben empezar por presentarse; su nombre, compañía y cualquier otra información que quiera saber. Revelar cualquier dato sobre uno mismo es una barrera considerable a la hora plantear preguntas hostiles. A estas personas no les gusta perder el anonimato. Es más fácil escudarse en los demás que exponerse ante el público con preguntas desagradables, hostiles y malintencionadas
.

2. Ponga la pregunta en términos neutrales


Si le plantean una pregunta cargada de sentimiento, llena de palabras inspiradas y frases simbólicas, reformúlela. Diga lo mismo en un tono gris y neutral.

Quítele el sentimiento. Recuerde que suele ser el tono de voz del hablante más que el contenido lo que convence al oyente de la validez del mensaje. Permita que el público oiga el mensaje de la pregunta.

3. Sea muy específico


Hable siempre de datos y cifras específicos. Concrete. Cuanto más se adentre en la teoría y en la opinión, más se expone al desacuerdo generalizado. (¿Realmente quiere que las personas del público discutan entre ellos mientras usted responde a una pregunta? ¿Qué se puede hacer? ¡Especifique!) ¿No dispone de datos concretos?

Diga al que formuló la pregunta que obtendrá los datos en cuanto pueda. No especule, así evitará el riesgo de un enfrentamiento.

Es bastante difícil mantener una postura positiva cuando alguien se esta empeñando en pillarle. Recuerde, sin embargo, que hay poco que ganar si pierde la frialdad. Si siente que la causa sería mejor apoyada con una postura mas bien agresiva y no defensiva, mejor atacar la idea y nunca al mensajero. La mejor forma de llevar la iniciativa es cambiar la pregunta negativa del oyente en su respuesta positiva. ¿Cómo? Anticipando las preguntas más probables. Y aquí es donde radica la utilidad de los ensayos.

4. Controle el tiempo.


En preguntas y respuestas su objetivo debe ser controlar la mayor parte del tiempo. Controlando el 75% del tiempo designado a las preguntas y respuestas, no sólo está controlando el ambiente, sino que también se asegura el tiempo necesario para contestar las preguntas con eficacia y contundencia.

5. No se ponga a la defensiva


Por último no dé por hecho que sólo porque alguien está en desacuerdo con usted, está en su contra. Nunca reaccione como si alguien estuviera intentando ponerle a prueba. No asuma que la persona que hace la pregunta es su adversario.

A menudo las personas que no están de acuerdo resultan ser el mejor público, porque han escuchado y seguido la presentación. Le plantean una pregunta justificada. No quiere decir que quieran discutir. Recuerde que algunas de las Preguntas más difíciles las pueden plantear sus mejores aliados del público.

D. Qué hacer si alguien interrumpe su respuesta


Algunos no pueden esperar o tal vez no sepan o no quieran escuchar. En cualquier caso, ¿qué hacer si alguien le interrumpe mientras está dando una respuesta? Por supuesto, lo que mejor sentaría sería levantar la voz. No lo haga.

No interrumpa al que interrumpe. Deje que acabe de decir lo que a él le parece más importante que lo que usted estaba diciendo. Cuando haya terminado, diga algo a los efectos de: Como iba diciendo, en respuesta a la pregunta anterior.... Acabe lo que estaba diciendo. Si le vuelven a interrumpir, repita la operación.

¡No pierda la calma! De ser así, habrá perdido. Habrá perdido no sólo su propia credibilidad, sino también el respeto del público y su dignidad profesional. En algún momento, los demás asistentes intervendrán a su favor. El truco está en dejar que velen por su propio interés. Si no lo hacen, no merecen oír su respuesta. Mientras el público está formulando una pregunta, podemos aprovechar ese tiempo para pensar en los siguientes aspectos:

¿Qué clase de pregunta es? - ¿Por qué se hizo la pregunta? - ¿Cómo encaja esta pregunta con los objetivos de la presentación? - ¿Cómo puedo resumir mi respuesta?
¿Me plantean esta pregunta por algo que no he explicado con claridad o por otras razones?

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